【2025年最新版】外国人採用で絶対失敗しない！法的手続き10項目チェックリスト

この記事の要点・結論

外国人採用を成功させる鍵は、複雑な法的手続きをいかに正確かつ効率的に実行するかにかかっています。担当者がつまずきやすいポイントは、実はいくつかの領域に集約されます。この記事では、外国人採用で絶対に押さえるべき10の必須手続きを、具体的なチェックリストと共に徹底解説します。2025年施行の法改正にも完全対応しており、この記事を最後まで読めば、手続きの全体像を把握し、罰則や手戻りのリスクを限りなくゼロに近づける実務ノウハウが身につきます。

先に結論：「在留×労務×保険×届出×記録」の5領域を標準化すれば失敗は激減します

外国人採用の手続きは多岐にわたりますが、突き詰めれば「①在留資格の適法性確認」「②労働関連法の遵守」「③社会保険の加入」「④行政への各種届出」「⑤関連書類の適正な記録・保管」という5つの領域に分類できます。これら5領域をまたぐ10の重要手続きを仕組み化し、担当者が誰でも同じ品質で実行できる体制を築くことが、失敗を回避する最も確実な方法です。

採用で失敗しない“法的手続き10項目”総覧

まずは、外国人採用において対応が必須となる10項目の手続きを一覧で確認しましょう。これらは採用前から採用後、そして在籍期間中にわたって発生する重要な業務です。

① 在留資格・就労可否の確認（カード原本・資格外活動許可の有無）

• 対象者：採用するすべての外国人
• 確認事項：在留カードの原本で「在留資格」「就労制限の有無」「在留期間」を必ず確認します。「留学」や「家族滞在」の資格を持つ人をアルバイトで雇用する場合は、「資格外活動許可」の有無と許可されている時間（原則週28時間以内）の確認が必須です。 [12, 13, 14]
• NG例：在留カードのコピーだけで確認を済ませる、在留期限が切れているにも関わらず雇用を継続する。
• 罰則/リスク：不法就労助長罪（3年以下の懲役または300万円以下の罰金）。 [11]

② 在留資格の変更・認定・更新（必要に応じ COE/変更/更新）

海外から人材を呼び寄せる場合は「在留資格認定証明書（COE）」の交付申請、国内の留学生などを採用する場合は「在留資格変更許可申請」が必要です。 [22, 52] また、雇用期間中に在留期間が満了する場合は「在留期間更新許可申請」の手続き支援が求められます。 [15, 16]

③ 就労資格証明書の取得（職務変更・審査明確化）

転職者を採用する際や、社内で業務内容が変更になった際に、その新しい仕事が現行の在留資格で認められる範囲内かを確認するための証明書です。 [17, 18] 取得は任意ですが、事前に適法性を確認できるため、後々のトラブル防止に非常に有効です。 [19]

④ 労働条件通知書・雇用契約（二言語・法定記載事項）

労働基準法に基づき、労働条件通知書の交付は国籍を問わず全労働者に義務付けられています。 外国人労働者に対しては、母国語併記などの配慮が強く推奨されます。2024年4月からは明示事項が追加されているため、最新の様式を使用する必要があります。 [15, 16]

⑤ 外国人雇用状況の届出（入社・離職時／ハローワーク）

すべての事業主は、外国人（特別永住者等を除く）の雇入れと離職の際に、その状況をハローワークへ届け出る義務があります。 [1, 2] 雇用保険の加入者か否かで様式と提出期限が異なるため注意が必要です。

• 対象者：雇用保険の被保険者となる外国人
• 期限：雇入れ・離職の翌月10日まで
• NG例：届出を忘れる、在留カード番号の記載を怠る。
• 罰則/リスク：30万円以下の罰金。

⑥ 社会保険・雇用保険・労災の適用届（基準充足時）

国籍に関わらず、要件を満たす労働者は社会保険（健康保険・厚生年金保険）、雇用保険、労災保険に加入させる義務があります。特に労災保険は、不法就労者であっても業務上の災害であれば適用対象となるため注意が必要です。 [17, 18, 24]

⑦ 労働時間管理・36協定届出（残業が見込まれる場合）

法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えて残業させる場合は、36協定の締結と労働基準監督署への届出が必須です。 これは外国人労働者にも当然に適用されます。留学生アルバイトの週28時間規制とは別の、全労働者に共通するルールです。

⑧ 最低賃金・割増賃金・同一労働同一賃金の遵守確認

支払う賃金は、必ず都道府県ごとに定められた最低賃金以上でなければなりません。 [12, 13] また、時間外労働、休日労働、深夜労働には法律で定められた割増率で計算した賃金の支払いが必要です。職務内容が同じ日本人従業員と不合理な待遇差を設けることも禁止されています（同一労働同一賃金）。

⑨ 個人情報・マイナンバーの取得・保管・廃棄手順

社会保険や税の手続きのために取得するマイナンバーは、法律で定められた目的以外での利用は厳禁です。 取得から保管、廃棄に至るまで、厳格な安全管理措置が求められ、情報漏えいが発生した場合は重い責任を問われます。 [14]

⑩ 特定技能の支援計画・届出（該当時：登録支援機関/受入企業の義務）

在留資格「特定技能」の外国人材を受け入れる企業は、職業生活上、日常生活上、社会生活上の支援を行うための支援計画を策定・実施する義務があります。 定期的な面談の実施や、各種届出（随時・定期）も必須であり、怠ると受入れ停止などの行政処分対象となります。 [15, 19]

手続き別：要点・必要書類・よくある差戻し

ここでは、主要な手続きについて、具体的なアクションを一覧表にまとめました。この表を基に、自社の業務フローを構築してください。

手続	対象者/資格	必要書類（一例）	様式/番号	期限	提出先	担当部署	証跡（保管書類）
在留資格確認	全外国人	在留カード（原本）、パスポート	–	採用面接時・内定時	–	人事/店長	在留カード両面コピー
雇用状況届出	雇用保険非加入者	外国人雇用状況届出書	様式第3号	雇入れ/離職の翌月末日	管轄ハローワーク	人事	届出書控
社会保険取得	週20時間以上等の要件を満たす者	資格取得届、ローマ字氏名届等	–	事実発生から5日以内	年金事務所	人事/労務	資格取得確認通知書
雇用保険取得	週20時間以上・31日以上雇用見込	資格取得届（外国人情報記載）	様式第2号	雇入れ月の翌月10日	管轄ハローワーク	人事/労務	資格取得確認通知書
36協定届	残業が見込まれる事業場	時間外労働・休日労働に関する協定届	様式第9号等	協定の起算日前日	労働基準監督署	人事/労務	届出書控（受付印付）
在留期間更新	在留期間満了が近い者	申請書、写真、会社の法定調書合計表等	–	在留期限の3ヶ月前	出入国在留管理局	本人/人事	新しい在留カードコピー
特定技能 定期届出	特定技能1号	受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書	参考様式第3-1号等	毎年4月1日～5月31日 (2025年4月以降)	出入国在留管理局	人事/登録支援機関	届出書控

よくある差戻し例： 書類の不備（押印漏れ、写真サイズ違い）、添付資料の不足（納税証明書など）、在留資格と職務内容の不整合などが挙げられます。提出前には必ずダブルチェックを行いましょう。

“仕組み化”のポイント5つ

これらの煩雑な手続きをミスなくこなすためには、個人のスキルに頼るのではなく、「仕組み」で管理することが不可欠です。

① 年間カレンダーの作成

在留期間の更新期限、36協定の更新時期、特定技能の定期届出などを一覧化した年間カレンダーを作成し、関係者全員で共有します。これにより、手続きの失念を防止できます。

② 電子申請の積極活用

外国人雇用状況の届出（外国人雇用状況届出システム）や社会保険手続き（e-Gov）は電子申請が可能です。 [5, 6] 移動時間や待ち時間を削減し、業務効率を大幅に向上させることができます。

③ ダブルチェック体制の構築

申請書類の作成者と確認者を分けるなど、必ず複数人でチェックする体制を構築します。特に、在留資格申請のような差し戻しが許されない重要書類は、専門家である行政書士のレビューを受けることも有効な手段です。

④ 電子保管と監査ログ

労働者名簿や賃金台帳、出勤簿などの法定三帳簿や、各種届出の控えは、法律で定められた期間（2〜7年）保管する義務があります。 [1, 17, 13] クラウドシステムなどを活用して電子保管し、誰がいつアクセスしたかの監査ログを残すことで、管理の安全性と透明性を高めます。

⑤ KPI管理の導入

「申請差戻し率」「手続きリードタイム」「担当者の作業工数」などをKPI（重要業績評価指標）として設定し、定期的に効果測定を行います。数値で可視化することで、どこに改善の余地があるのかを客観的に把握できます。

成功事例：差戻しゼロ＆工数−60％の運用設計

仕組み化に成功した企業のKPI改善例を見てみましょう。特に飲食業や介護業界など、外国人材の比率が高い業界では、運用設計が事業の安定性を左右します。

企業	業種	導入前の課題	導入施策	KPI改善（年間）
人事A社	人材派遣	在留期限管理が属人化し、更新漏れ寸前事案が多発	クラウド型管理ツール導入、アラート機能設定	申請リードタイム：-30%、管理工数：-50%
飲食B社	多店舗展開	店長任せの勤怠管理で留学生の労働時間超過が頻発	本社一括管理の勤怠システム導入、超過前警告	差戻し/指導率：90%減、監査対応時間：-70%
介護C社	介護施設	特定技能の届出書類作成に時間がかかり、差戻しも多かった	登録支援機関と連携し、電子申請とダブルチェックを徹底	差戻し率：0%達成、申請工数：-60%

これらの企業に共通するのは、個人の頑張りに依存する体制から脱却し、テクノロジーと業務フローの見直しによって「ミスが起こりくい仕組み」を構築した点です。

トラブル事例とリカバリー手順

どれだけ注意していても、トラブルは起こり得ます。重要なのは、発生後の迅速かつ誠実な対応です。

期限超過・不許可・情報漏えい・支援計画不備

• トラブル例1：留学生の労働時間超過（不法就労助長罪）

  人気ラーメン店「一蘭」や串カツ店「串かつだるま」では、留学生を週28時間の上限を超えて働かせたとして、不法就労助長罪の疑いで書類送検・起訴される事態となりました。 [1, 2, 4, 5] 「知らなかった」では済まされず、企業のブランドイメージに大きな傷をつけました。

  リカバリー手順：発覚後、即座に労働時間を是正し、管轄の労働局や入管に事実を報告・相談します。勤怠管理システムの見直しや、店長へのコンプライアンス研修を徹底し、再発防止策を文書で報告することが求められます。

• トラブル例2：外国人雇用状況届の未提出

  入退社の度に発生するため、失念しやすい手続きの一つです。ハローワークからの指導を受け、悪質な場合は30万円以下の罰金が科される可能性があります。 [8, 9, 10]

  リカバリー手順：気づいた時点ですぐにハローワークに連絡し、指示に従って速やかに届出を行います。過去に遡って提出が必要になるケースもあります。

• トラブル例3：マイナンバーの漏えい

  マイナンバーを管理していたPCがウイルスに感染、または書類が盗難に遭うケースです。番号法違反となり、企業は極めて重い社会的責任を負います。

  リカバリー手順：被害の拡大防止を最優先し、個人情報保護委員会へ速やかに報告するとともに、本人への通知義務も発生します。 [14] 委託先が原因の場合でも、委託元の監督責任が問われます。

法令・ガイドラインの最新アップデート要点

外国人雇用に関連する法律は頻繁に改正されます。2025年にかけての主要な変更点を押さえておきましょう。

入管法・労働関連法・個人情報保護法・各種省令 等

• 不法就労助長罪の厳罰化（2025年6月施行見込み）

  育成就労制度の創設に伴い、不法就労をさせた事業者への罰則が「懲役3年以下・罰金300万円以下」から「拘禁刑5年以下・罰金500万円以下」へと大幅に強化される見込みです。 [14, 15] これまで以上に厳格な在留資格確認が求められます。

• 特定技能制度の変更（2025年4月施行）

  特定技能所属機関に義務付けられていた四半期ごとの定期届出が、年1回（毎年4月～5月）に集約され、負担が軽減されました。 [2, 11] 一方で、支援実施が困難になった場合の随時届出義務が新設されるなど、管理体制の重要性は変わりません。 [13, 14]

• 労働条件通知書の明示事項追加（2024年4月施行）

  就業場所や業務内容について、将来的な「変更の範囲」まで明示することが義務化されました。 [15, 16] 契約更新の上限（有期契約の場合）なども新たに明示が必要です。

チェックリスト：開始前に確認すべき10項目×実務KPI

採用活動を開始する前、そして定期的な監査のために、以下のチェックリストを活用してください。

項目	合否基準	最新様式 取得URL	監査ログ（確認記録）	次回点検日
①在留資格確認	在留カード原本を目視で確認したか？	–	確認日・確認者・カード番号を記録	採用時/更新時
④労働条件通知書	2024年4月改正対応の様式か？母国語訳を準備したか？	厚労省HP	交付日・受領サインを記録	採用時
⑤雇用状況届出	期限内にハローワークへ提出したか？	厚労省HP	提出日・受付印付の控えを保管	入退社時
⑥社会保険手続き	事実発生から5日以内に届出をしたか？	日本年金機構HP	届出日・受付印付の控えを保管	入社時
⑦36協定	有効期間が切れていないか？新様式で提出したか？	東京労働局HP	協定締結日・届出日・有効期間を記録	年1回
⑧最低賃金	最新の最低賃金額（毎年10月改定）を上回っているか？	最低賃金特設サイト	給与計算システムの料率設定記録	毎年10月
⑨マイナンバー管理	施錠可能な書庫・サーバで保管しているか？	個人情報保護委員会	アクセスログ・廃棄証明書を記録	年1回
⑩特定技能支援	3ヶ月に1度の面談を実施し、記録を保管しているか？	出入国在留管理庁HP	面談記録簿を保管	四半期毎

まとめ

外国人採用における法的手続きは、一見すると複雑でハードルが高く感じるかもしれません。しかし、本記事で解説した10の必須項目と、それらを管理する「在留×労務×保険×届出×記録」の5つの領域を意識すれば、やるべきことは明確になります。最も重要なのは、担当者個人の知識や経験に頼るのではなく、誰がやってもミスなく遂行できる「仕組み」を社内に構築することです。

在留カードの確認漏れ、労働時間の上限超過、届出の失念といった一つのミスが、不法就労助長罪などの重大な法令違反につながり、企業の存続を揺るがしかねません。本日ご紹介したチェックリストや仕組み化のポイントを参考に、自社の管理体制を今一度見直し、コンプライアンスを遵守した上で、外国人材と共に成長できる強い組織作りを目指していきましょう。

よくある質問

• Q. 外国人採用時、在留カードはコピーだけで大丈夫ですか？
  → A. コピー確認だけでは不十分です。必ず原本を目視確認し、就労制限や在留期限、資格外活動許可の有無もチェックしてください。
• Q. 雇用保険や社会保険の加入基準は日本人と異なりますか？
  → A. 基本的に日本人と同じ基準です。健康保険・厚生年金保険の適用要件や雇用保険の適用要件を満たす場合は加入義務があります。
• Q. 外国人雇用状況の届出はオンライン提出できますか？
  → A. 可能です。外国人雇用状況届出システムから電子申請が可能です。
• Q. 特定技能の支援計画は誰が作成しますか？
  → A. 受入企業（特定技能所属機関）が作成します。登録支援機関へ委託も可能ですが、委託範囲と法的手続きの役割分担を明確にしてください。
• Q. マイナンバーはどのように保管すべきですか？
  → A. 番号法に基づき、施錠可能な保管庫や暗号化された電子ファイルで管理し、利用目的が終了したら速やかに廃棄してください。詳しくは個人情報保護委員会のガイドラインを参照してください。

参考サイト

• 厚生労働省：「外国人の雇用」手続き概要 – 外国人雇用状況の届出義務など制度の全体像を公式に解説しています。
• 日本年金機構：「外国人従業員を雇用したときの手続き」 – 社会保険加入手続きと必要書類について詳細に案内されています。
• 法務省：「在留資格『特定技能』」必要書類一覧 – 特定技能制度における支援計画や届出の根拠資料として役立ちます。
• ガイコクサイヨウ：「完全ガイド 外国人採用の基本手続き」 – 雇用保険・労災・届出など実務に直結した流れを分かりやすく解説しています。
• マイナビグローバル：「外国人の雇用　入社前・入社後の手続き」 – 在留カード確認や雇用契約から届出、保険加入まで体系的にまとまっています。
• 東京都生活文化局：「外国人労働者雇用マニュアル」 – 地方自治体視点での現場対応やチェックポイントが整理されています。

初心者のための用語集

• 在留資格：外国人が日本で滞在・活動するための資格。就労の可否や活動範囲が定められています。
• 資格外活動許可：本来の在留資格で認められない活動（例：留学生のアルバイト）を行うために必要な入管からの許可。
• 雇用保険：失業時や休業時に給付を受けられる制度。一定の労働時間と雇用見込みがある労働者が対象。
• 社会保険：健康保険と厚生年金保険の総称。一定の労働時間や雇用条件を満たす場合に加入が義務付けられます。
• 労災保険：業務中や通勤中のケガ・病気・死亡を補償する保険。全労働者が対象で、事業主負担です。
• 36協定：法定労働時間を超えて残業や休日労働を行う際に必要な労使協定。労働基準監督署への届出が必要です。
• 最低賃金：法律で定められた労働者に支払う最低限の時給額。都道府県ごとに異なります。
• 特定技能：特定分野で即戦力として働ける外国人向けの在留資格。支援計画の作成や届出が義務付けられています。
• 支援計画：特定技能外国人の生活・就労をサポートするための計画書。受入企業または登録支援機関が作成します。
• マイナンバー：日本に住民票のあるすべての人に付与される12桁の番号。税・社会保障・災害対策の分野で利用されます。

よくある質問

• Q. 外国人採用時、在留カードはコピーだけで大丈夫ですか？
  → A. コピー確認だけでは不十分です。必ず原本を目視確認し、就労制限や在留期限、資格外活動許可の有無もチェックしてください。
• Q. 雇用保険や社会保険の加入基準は日本人と異なりますか？
  → A. 基本的に日本人と同じ基準です。健康保険・厚生年金保険の適用要件や雇用保険の適用要件を満たす場合は加入義務があります。
• Q. 外国人雇用状況の届出はオンライン提出できますか？
  → A. 可能です。外国人雇用状況届出システムから電子申請が可能です。
• Q. 特定技能の支援計画は誰が作成しますか？
  → A. 受入企業（特定技能所属機関）が作成します。登録支援機関へ委託も可能ですが、委託範囲と法的手続きの役割分担を明確にしてください。
• Q. マイナンバーはどのように保管すべきですか？
  → A. 番号法に基づき、施錠可能な保管庫や暗号化された電子ファイルで管理し、利用目的が終了したら速やかに廃棄してください。詳しくは個人情報保護委員会のガイドラインを参照してください。

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• 最新の入管法・技能実習制度・特定技能制度の情報を、出入国在留管理庁・厚労省・自治体等の公的機関で確認する
• 制度利用前には、行政書士・社労士などの専門家に相談する
• 助成金や補助制度については、地域の労働局・支援機関へ事前に問い合わせる

本記事は執筆時点での情報に基づいています。法改正や制度変更により情報が古くなる可能性があるため、実際の手続きや判断は必ず最新の公式情報に基づいて行ってください。

注意：不適切な雇用・申請・制度運用は、指導・罰則・企業名公表等の対象となることがあります。制度の活用は自己責任にて、慎重に対応してください。