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この記事の要点・結論
在留カードの確認漏れは、最大300万円の罰金が科される「不法就労助長罪」に直結する重大な経営リスクです。担当者の「うっかり」や「知らなかった」では済まされません。この記事では、刑事罰のリスクを根本から回避し、外国人材の雇用を安定させるための“仕組み”による法令遵守を実現する5つの具体的なポイントを、初級者から中級者の人事・労務担当者向けに解説します。
- リスクの理解： 不法就労助長罪の罰則と摘発の現状を把握する。
- 仕組み化の5本柱： ①入社時フロー、②期限アラート、③電子保管、④ダブルチェック、⑤監査ログの標準化。
- ツールの活用： Excel管理から脱却し、管理システムでヒューマンエラーを防ぐ。
- 実践的ノウハウ： 成功事例や導入チェックリストを元に、自社に合った体制を構築する。
本記事を読めば、在留カード管理に関する不安を解消し、罰則ゼロと業務効率化を両立させる体制構築の第一歩を踏み出せます。
在留カード確認漏れは“刑事罰”の可能性
外国人を雇用する企業には、出入国管理及び難民認定法（入管法）に基づき、その外国人が日本で就労できるかを確認する義務があります。この確認を怠り、不法就労にあたる外国人を雇用してしまうと、「不法就労助長罪」に問われる可能性があります。
罰金・懲役のリスクと2024年の摘発件数
不法就労助長罪は、企業や事業主個人が刑事罰の対象となる重大な犯罪です。意図的でなくとも、確認を怠った「過失」でも処罰の対象となり、「知らなかった」という言い分は通用しません。
- 罰則内容： 3年以下の懲役または300万円以下の罰金（入管法第73条の2）。
- 両罰規定： 違反行為を行った従業員だけでなく、法人や代表者も処罰の対象となります。
- 行政処分： 労働者派遣業や職業紹介業の許可取り消し、技能実習生の受け入れ停止など、事業継続そのものが困難になるリスクがあります。
法務省の発表によると、不法就労関連の摘発は年々強化されており、企業にとってのリスクは増大しています。
| 年 | 摘発件数 | 出典 |
|---|---|---|
| 2024年 | 312件 | 法務省・2025年4月発表 |
さらに、2025年6月からは法改正により罰則が「5年以下の拘禁刑または500万円以下の罰金」へと大幅に強化される予定であり、企業にはこれまで以上に厳格な管理体制が求められています。
法令遵守を“仕組み化”する5つのポイント
多忙な業務の中で、担当者の記憶や手作業のExcel管理だけに頼るのは限界があります。在留カードの管理ミスを防ぐには、個人のスキルに依存しない、“仕組み”として法令遵守を定着させることが不可欠です。ここでは、その核心となる5つのポイントを紹介します。
- ポイント① 入社時チェックフローを標準化： 誰がやっても同じ品質で確認できる手順を確立する。
- ポイント② 期限アラートを自動化： 更新忘れをシステムで100%防ぐ。
- ポイント③ 電子記録で正しく保管： データの改ざんを防ぎ、いつでも提出できる状態で管理する。
- ポイント④ ダブルチェック体制を構築： 人とシステムで二重に確認し、ミスを見逃さない。
- ポイント⑤ 監査ログで証跡を残す： 「正しく管理している」ことを客観的に証明する記録を保持する。
これらのポイントを一つずつ実践することで、ヒューマンエラーの発生を抑制し、安定的で強固なコンプライアンス体制を構築できます。
ポイント①：入社時チェックフローを標準化
法令遵守の第一歩は、外国人材の入社時に行う在留カードの確認プロセスを標準化することです。担当者による確認内容のばらつきや漏れを防ぐため、チェック項目と手順を明確に文書化し、社内ルールとして徹底しましょう。
入社時確認の必須項目
- 原本の確認： コピーや写真ではなく、必ず在留カードの原本を直接確認します。
- ICチップの読取り： 法務省提供の「在留カード等読取アプリケーション」を使い、偽造でないかICチップ情報を読み取って真偽を確認します。
- 失効情報の照会： 出入国在留管理庁のウェブサイトで「在留カード等番号失効情報照会」を行い、そのカードが有効かを確認します。
- 就労制限の有無： カード表面の「就労制限の有無」欄を確認し、従事させたい業務内容と一致するかを判断します。
- 資格外活動許可の確認： 留学生などを雇用する場合、裏面の「資格外活動許可欄」を確認し、許可された時間（原則週28時間以内）の範囲で就労させます。
これらの確認作業を怠ると、企業は入管法第19条の16に定められた確認義務を果たしていないと見なされる可能性があります。
| ステップ | 確認内容 | 重要ポイント |
|---|---|---|
| 1. 原本受領 | 応募者から在留カードの原本を提示してもらう | コピーやスマートフォンの画像での確認は絶対に避ける。 |
| 2. ICチップ読取 | 公式アプリでICチップ情報を読み取り、券面情報と一致するか確認 | 偽造カードを見破る最も確実な方法。 |
| 3. 失効情報照会 | 出入国在留管理庁のサイトでカード番号が失効していないか確認 | 盗難・紛失されたカードの不正利用を防ぐ。 |
| 4. 就労資格確認 | 「在留資格」と「就労制限の有無」の欄をチェック | 自社の業務内容が許可された活動範囲内か確認する。 |
| 5. 記録・保管 | 確認結果（日時、確認者、確認方法）を記録し、カードの両面コピーを保管 | 万が一の調査時に、適正な確認を行った証拠となる。 |
このフローをマニュアル化し、採用担当者全員が同じ手順で実行できる体制を整えることが、リスク管理の基礎となります。
ポイント②：期限アラート自動化ツール比較
在留カードの有効期限管理は、外国人雇用において最も注意すべき業務の一つです。Excelやカレンダーでの手動管理は、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの温床となり、気づいた時には期限切れ（オーバーステイ）という最悪の事態を招きかねません。
こうしたリスクを回避するために、在留カードの期限管理に特化したシステムの導入を強く推奨します。これらのツールは、期限が近づくと自動でアラートを通知してくれるため、更新忘れを根本から防ぐことができます。
主要な期限管理ツールの比較
- コストパフォーマンス： 無料から始められるツールや、管理人数に応じた低価格なプランも多く存在します。
- 多機能性： 単純なアラート機能だけでなく、書類作成支援やオンライン申請連携など、労務管理全体を効率化する機能を持つツールもあります。
- 選定のポイント： 自社の雇用人数、予算、必要な機能（多言語対応、API連携など）を考慮して選ぶことが重要です。
| ツール名 | 月額費用（目安） | 特徴的な機能 | こんな企業におすすめ |
|---|---|---|---|
| ビザマネ | 30名まで無料 | 偽造在留カードチェック機能、アラート機能 | コストを抑えたい中小企業、スタートアップ |
| SMILEVISA | 5,000円〜 | 書類作成支援、システム連携 | 小規模で初めてツールを導入する企業 |
| noborder | 9,800円〜 | クラウド連携、申請期限管理 | 複数拠点を持つ中規模企業 |
| freee人事労務 | 要問合せ | 勤怠・給与計算との一元管理 | 既存の労務管理システムと統合したい企業 |
Google Workspaceのカレンダーやスプレッドシートでも簡易的な管理は可能ですが、専用ツールは法改正への対応やセキュリティ面で優れています。企業の規模や成長に合わせて、拡張性のあるシステムを選ぶと良いでしょう。
ポイント③：電子保管と改ざん防止の実務
在留カードのコピーなどの個人情報は、紙での保管からセキュリティレベルの高い電子保管へ移行することが現代のスタンダードです。電子化により、検索性の向上や物理的な紛失リスクの低減だけでなく、監査対応の効率化にも繋がります。
ただし、単にスキャンしてサーバーに置くだけでは不十分です。改ざん防止や情報漏洩対策が極めて重要になります。
安全な電子保管のための要件
- 真正性の確保： 在留カードのICチップ情報を読み取った記録と合わせて保存し、そのデータが本物であることを証明できるようにします。
- データの暗号化： 保管するデータはAES-256などの強力な方式で暗号化し、万が一データが流出しても中身を読み取られないようにします。
- アクセス制御： データにアクセスできる担当者を限定し、「誰が」「いつ」「どの情報に」アクセスしたかのログをすべて記録します。
- 保持期間の管理： 法律で定められた期間（雇用関係書類は労働者の退職後3年間など）に基づき、不要になったデータは確実に消去する仕組みを設けます。
| 要件カテゴリ | 具体的な対策 | 準拠すべき基準の例 |
|---|---|---|
| 真正性確認 | ICチップの電子署名検証 | 出入国在留管理庁ICカード仕様書 |
| データ暗号化 | 通信経路(SSL/TLS)と保存データの暗号化 | 電子政府推奨暗号リスト |
| アクセス制御 | 役割ベースの権限設定、多要素認証(MFA) | NIST SP 800-63-3 |
| 監査証跡 | 全操作ログの記録と改ざん防止 | PCI DSS要件10 |
これらの要件を満たすには、セキュリティ機能が充実したクラウド型の外国人雇用管理システムの利用が最も現実的な解決策です。自社でサーバーを構築・管理するよりも安全かつ低コストで運用を開始できます。
ポイント④：ダブルチェック体制と責任分担
ヒューマンエラーを完全になくすことは困難です。そこで有効なのが、人とシステム、あるいは人と人による「ダブルチェック体制」の構築です。一人の担当者の見落としを別の視点からカバーすることで、ミスの発生を劇的に減らすことができます。
効果的なダブルチェック体制の例
- 「担当者＋システム」の組み合わせ： 担当者が目視で確認した後、システムでICチップの真偽判定や有効期限の自動チェックを行う。これが最も効率的で確実な方法です。
- 「担当者＋上長」の組み合わせ： 人事担当者が確認した内容を、その上長や部門責任者が再度チェックする。責任の所在も明確になります。
- アラート通知の複数設定： 在留期限アラートの通知先を、人事担当者と所属部門のマネージャーなど、複数人に設定する。
ダブルチェック体制の導入は、確認の精度を高めるだけでなく、従業員の「自分一人が責任を負っている」という心理的負担を軽減する効果もあります。
| 導入施策 | 期待される効果 | 数値目標例 |
|---|---|---|
| ICチップ読取アプリの義務化 | 偽造カードの見落とし防止、チェック品質の標準化 | 偽造カード検出率100% |
| 期限管理システムの導入 | 更新漏れの撲滅、チェック作業の工数削減 | 管理工数-50% |
| RPAによる照合作業の自動化 | 入力ミスや転記ミスの削減 | 手作業によるエラー率-90% |
責任分担を明確にすることも重要です。例えば、「入社時確認は人事部」「在留期間更新の案内は所属長」といったように役割分担ルールを定め、就業規則などに明記しておくと良いでしょう。
ポイント⑤：監査ログで証跡を残す
外国人材を雇用する企業は、行政機関による監査や調査にいつでも対応できる準備をしておく必要があります。その際に重要なのが、「自社は法令を遵守して適正な管理を行っている」と客観的に証明するための証跡（エビデンス）です。
その証跡となるのが「監査ログ」です。監査ログとは、在留カード情報の確認や更新手続きなど、管理プロセスにおけるすべての操作履歴を記録したものです。
監査ログに記録すべき項目
- 操作日時： いつその操作が行われたか（タイムスタンプ）
- 操作者： 誰が操作したか（ユーザーID）
- 操作対象： どの従業員のデータに対して操作したか
- 操作内容： 具体的に何をしたか（例：「在留カード情報の閲覧」「有効期限の更新」など）
- 操作結果： 操作が成功したか、失敗したか
これらのログは、改ざんが不可能な形で、法律で定められた期間（最低3年間）安全に保管する必要があります。手作業での記録は抜け漏れや改ざんのリスクがあるため、システムによって自動的にログが記録・保管される仕組みが不可欠です。
| 項目 | 手動管理（紙・Excel） | 電子管理システム |
|---|---|---|
| 資料準備時間 | 数日〜数週間 | 数分〜数時間 |
| 証跡の信頼性 | 低い（改ざん・紛失リスク） | 高い（改ざん防止機能） |
| 人件費コスト | 高い | 大幅に削減 |
監査で指摘を受けないためには、日頃から「見られても問題ない」状態を維持することが重要です。監査ログの整備は、単なる防御策ではなく、企業のコンプライアンス意識の高さを内外に示す積極的な取り組みと言えます。
成功事例：小売A社は罰則ゼロ＆工数−60％
全国に多店舗展開する小売A社では、以前は各店舗の店長がExcelファイルで外国人アルバイトの在留カード情報を管理していました。しかし、店舗数の増加に伴い、更新期限の確認漏れや本部への報告遅延が頻発し、不法就労助長罪のリスクが看過できないレベルに達していました。
そこでA社は、本記事で紹介した5つのポイントに基づき、全社的な管理体制の見直しを決断。クラウド型の外国人雇用管理システムを導入しました。
- フローの標準化： ICチップ読取アプリを使った入社時確認を全店舗で義務化。
- アラートの自動化： 期限3ヶ月前に店長と本部人事部の両方に自動でアラートが届く設定に。
- 一元管理の実現： 全店舗の情報を本部が一元的に閲覧・管理できるようにし、ダブルチェック体制を構築。
この仕組み化により、A社の管理体制は劇的に改善しました。
| KPI項目 | 導入前（Before） | 導入後（After） | 改善率 |
|---|---|---|---|
| 在留カード管理工数（月間） | 120時間 | 48時間 | -60% |
| 罰則リスク（更新漏れ件数） | 年間3〜5件発生 | 0件 | -100% |
| 監査対応の準備時間 | 約40時間 | 約4時間 | -90% |
A社の事例は、在留カード管理を個人のスキル任せにせず、テクノロジーを活用して「仕組み化」することが、いかに罰則リスクの低減と業務効率化に効果的であるかを示しています。特に、管理工数が60%も削減されたことで、店長は本来の業務である売上向上や人材育成により多くの時間を割けるようになりました。
チェックリスト：導入前に確認すべき20項目
在留カード管理の仕組みを構築・見直す際に、確認すべき項目を4つのカテゴリに分けてリスト化しました。自社の体制がこれらの要件を満たしているか、点検してみてください。
書類受領／本人確認
- □ 原本を直接、目視で確認していますか？
- □ 顔写真と提示者が同一人物であることを確認していますか？
- □ 法務省のICチップ読取アプリで真偽を確認していますか？
- □ 失効情報照会サイトでカード番号の有効性を確認していますか？
- □ 「就労制限の有無」と業務内容が一致しているか確認していますか？
電子保存／セキュリティ
- □ 在留カードの表裏両面をコピーまたはスキャンして保管していますか？
- □ 保管データは暗号化されていますか？
- □ データへのアクセス権限は適切に管理されていますか？
- □ 法定保持期間（3年等）を過ぎたデータを安全に削除する手順はありますか？
- □ データのバックアップは定期的に取得していますか？
アラート設定／更新管理
- □ 有効期限の3ヶ月前には更新手続きを促すアラートが設定されていますか？
- □ アラートは本人・人事・所属長など複数名に通知されますか？
- □ 更新申請中の場合、在留カード裏面の申請中スタンプを確認していますか？
- □ 更新後の新しい在留カードを速やかに提出させるフローがありますか？
- □ 更新手続きの進捗状況を管理する台帳はありますか？
監査／体制
- □ 誰が・いつ・何を確認したか、作業ログを記録していますか？
- □ 確認プロセスは文書化され、社内マニュアルとして共有されていますか？
- □ 人事と現場など、複数部署・複数人でチェックする体制になっていますか？
- □ 定期的に（例：半年に1回）在留カードの有効性を一斉確認していますか？
- □ 不法就労助長罪に関する社内研修を定期的に実施していますか？
よくある質問
- 在留カードの有効期限はいつ確認すれば良いですか？
雇用契約締結時と満了日の90日前にチェックするのが推奨です。詳細は在留カード番号失効情報照会で確認できます。 - コピー保存だけでは不十分ですか？
はい。ICチップの電子署名を検証し、暗号化したPDFで3年間保存することで改ざんリスクを防げます。 - 有効期限アラートの導入コストは？
30名以下ならビザマネが無料枠を提供しています。中規模以上は日立システムズのAPI連携プランが堅実です。 - ダブルチェック体制は何人で運用すべき？
最低でも人事担当者＋現場責任者の2名で承認し、システム判定を加えれば人的ミスを限りなくゼロにできます。 - 在留カードの写真データをメールで送ってもらうのはOK？
NGです。写真では偽造判定が難しく、個人情報漏えいリスクも高いため、原本提示＋IC読取が必須です。 - 監査ログはどのくらい保持すれば良いですか？
法務省基準で3年間の保存が必要です。PCI-DSS要件10に準拠し、改ざん防止ハッシュを付与しましょう。 - 永住者の場合も期限管理は必要？
永住者の在留カードは7年ごとに更新が必要です。更新満了の2か月前から手続きが可能です。 - 不法就労助長罪を回避する最も簡単な方法は？
入社時チェックフローの標準化と期限アラートの自動化を組み合わせ、定期的に内部監査を行うことです。
参考サイト
- 出入国在留管理庁「在留カード等番号失効情報照会」 ― 失効したカード番号をオンラインで即時チェックできます。
- 法務省資料「不法就労助長罪の罰則強化（2025年）」 ― 最新の法改正で罰則が引き上げられた経緯を確認。
- 警視庁「外国人の適正雇用について」 ― 採用前に行うべき身分確認と事業主の義務を解説。
- 厚生労働省「外国人雇用状況の届出」 ― 雇用時・離職時に必要な届出手続きを案内。
- ビザマネ「料金プラン」 ― 小規模企業向けに無料枠がある期限管理クラウド。
- 日立システムズ「外国人雇用管理サービス」 ― 大規模運用にも対応するAPI連携型ソリューション。
初心者のための用語集
- 在留カード：外国人の在留資格・期間などを示す公的身分証。就労可否の確認に必須。
- 不法就労助長罪：資格外活動の外国人を雇用・斡旋した事業者が問われる犯罪。罰則は拘禁刑5年以下または罰金500万円以下。
- ICチップ：在留カード内部の電子媒体。電子署名で偽造防止を図る。
- 電子署名（ECDSA／NIST P-384）：ICチップのデータ改ざんを防ぐ暗号技術。
- 期限アラート：在留期間満了や更新申請期限を自動通知する機能。
- AES-256：256bit鍵でデータを暗号化する国際標準の強力な暗号方式。
- PCI DSS要件10：すべての操作ログを改ざん防止付きで記録する国際セキュリティ基準。
- RBAC：役割に応じてアクセス権を付与する「最小権限」のアクセス制御方式。
- MFA：パスワード＋指紋など複数要素で本人確認する認証方式。
- WORM保存：書き換え不可メディアにログを保存し証跡を守る仕組み。
- ダブルチェック体制：2名または人＋システムで確認し、ミスや偽造を防ぐ方法。
- 監査ログ：日時・操作者・操作内容を記録し、後から証明できる操作履歴。
まとめ
在留カードのチェック忘れは、単なる事務手続きのミスでは済まされません。2025年からの罰則強化を控え、企業の法的責任と経営リスクはますます増大しています。もはや、担当者の注意深さだけに頼るアナログな管理手法は限界を迎えていると言えるでしょう。
不法就労助長罪という重大なリスクを回避し、企業と外国人従業員の双方を守る唯一の方法は、法令遵守を“仕組み化”することです。本記事で紹介した5つのポイント、すなわち「①入社時フローの標準化」「②期限アラートの自動化」「③セキュアな電子保管」「④ダブルチェック体制」「⑤監査ログの保持」を実践することで、ヒューマンエラーを最小限に抑え、堅牢なコンプライアンス体制を構築できます。
まずは自社の現状をチェックリストで確認し、どこにリスクが潜んでいるかを把握することから始めましょう。管理システムの導入は、コストではなく、未来の罰金や信用の失墜を防ぐための重要な「投資」です。この機会に、貴社の外国人雇用管理体制を一度見直してみてはいかがでしょうか。
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免責事項
本記事は、特定技能・技能実習に関する一般的な情報提供を目的としており、法的助言や個別具体的な対応策を提供するものではありません。
在留資格や採用制度、助成金の活用等については、法令や行政の通達・運用により内容が変更される場合があります。また、企業や外国人本人の状況により必要な手続きや判断が大きく異なります。
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- 最新の入管法・技能実習制度・特定技能制度の情報を、出入国在留管理庁・厚労省・自治体等の公的機関で確認する
- 制度利用前には、行政書士・社労士などの専門家に相談する
- 助成金や補助制度については、地域の労働局・支援機関へ事前に問い合わせる
本記事は執筆時点での情報に基づいています。法改正や制度変更により情報が古くなる可能性があるため、実際の手続きや判断は必ず最新の公式情報に基づいて行ってください。
注意：不適切な雇用・申請・制度運用は、指導・罰則・企業名公表等の対象となることがあります。制度の活用は自己責任にて、慎重に対応してください。
