【2025年最新版】外国人スタッフ受け入れ完全チェックリスト──住居サポートから補助金活用術まで丸わかり

【保存版】外国人スタッフ受け入れチェックリスト：住居・生活サポートと補助制度【2025年版】

外国人材の受け入れを成功させる鍵は、入社後の定着率を高める包括的なサポート体制にあります。特に、不慣れな日本での生活基盤となる「住居」と「生活支援」は、彼らが安心して働き、能力を最大限に発揮するために不可欠な要素です。しかし、煩雑な手続きや文化の違いからくるトラブル、活用できるはずの補助金制度を知らないなど、多くの企業担当者が課題を抱えています。

この記事では、外国人スタッフの受け入れ準備から定着支援まで、担当者がやるべきことを網羅した全40項目のチェックリストを時系列で提供します。さらに、2025年最新の家賃補助や生活支援に活用できる国・自治体の補助金制度、そして離職率を劇的に改善した企業の成功事例まで、現場ですぐに実践できる情報を凝縮しました。この記事を最後まで読めば、外国人スタッフの受け入れに関する不安が解消され、定着率の高い、強い組織作りの第一歩を踏み出せるはずです。

受け入れ前チェックリスト【到着前1〜2か月】

外国人スタッフの来日が決まったら、入国前に済ませておくべき準備が数多くあります。スムーズな受け入れを実現するためには、到着の1〜2か月前から計画的に手続きを進めることが重要です。特に在留資格の申請や住居の確保は時間がかかるため、早めに着手しましょう。

住宅確保からインフラ準備まで：全18項目

• □ 在留資格認定証明書交付申請：出入国在留管理庁へ必要書類を提出します。審査には1〜3か月かかるため最優先で進めます。（出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」参照）
• □ 支援計画書の作成：特定技能外国人の場合、住居確保や生活オリエンテーションを含む10項目の支援計画作成が義務付けられています。
• □ 事前ガイダンスの実施：雇用条件や業務内容、日本での生活について、オンライン等で3時間程度、本人の母国語で説明します。
• □ 雇用契約書の締結：労働条件を明記し、日本語と本人の母国語を併記した契約書を作成・締結します。
• □ 住宅の仮契約・下見：本人の希望（家賃、間取り、立地）を聞き取り、物件を探します。外国人専門の保証会社（GTNなど）を利用すると審査がスムーズです。
• □ 賃貸借契約の名義確認：原則として会社名義で契約します。個人契約の場合は、会社が連帯保証人になるか、家賃債務保証業者を利用する必要があります。
• □ 家具・家電の手配：ベッド、冷蔵庫、洗濯機、電子レンジ、エアコンなど、生活に最低限必要な備品をリストアップし、購入またはリースを手配します。

* □ 生活必需品の準備：寝具、調理器具、食器、清掃用具、トイレットペーパーなどの消耗品を準備します。

• □ インターネット・Wi-Fiの契約：来日後すぐに使えるよう、事前にインターネット回線の契約を進めておきます。
• □ 携帯電話・SIMカードの準備：日本の携帯電話契約には在留カードや銀行口座が必要な場合が多いため、プリペイドSIMなどを一時的に準備すると便利です。
• □ 銀行口座開設の事前準備：来日後スムーズに開設できるよう、必要書類（在留カード、住民票、印鑑など）を伝え、開設可能な銀行を調べておきます。在留期間6か月未満では開設できない場合が多いため注意が必要です。
• □ 在留資格認定証明書の海外送付：交付された証明書を追跡可能な国際郵便（EMSなど）で本人に送付します。
• □ 本人による査証（ビザ）申請：証明書を受け取った本人が、現地の日本大使館・領事館でビザを申請します。

* □ 航空券の手配：入国日を確定させ、航空券を手配します。費用負担については事前に取り決めておきましょう。

• □ 空港への出迎え準備：企業の担当者または登録支援機関の職員が空港まで出迎えることが義務付けられています（特定技能の場合）。

* □ ウェルカムキットの作成：会社のパンフレット、周辺地図、緊急連絡先リスト、簡単な日本語会話集などを多言語で用意しておくと親切です。

• □ 関係部署への情報共有：配属先の部署や同僚に、新しく来るスタッフの国籍、名前、配属日などを事前に共有し、受け入れ体制を整えます。

* □ 社内マニュアル・標識類の多言語化：業務に必要なマニュアルや安全に関する標識などを、やさしい日本語や母国語に翻訳しておきます。

到着直後チェックリスト【初日〜1週間】

外国人スタッフが無事に来日したら、最初の1週間は生活基盤を整えるための重要な期間です。役所での手続きやライフラインの契約など、一人では難しい作業が多いため、担当者が必ず同行し、丁寧にサポートすることが信頼関係の構築につながります。

行政手続きから生活オリエンテーションまで：全12項目

到着後1週間以内に完了すべきタスクを一覧にまとめました。特に住民登録と健康保険加入は、来日から14日以内という期限があるため迅速に対応が必要です。

表1：外国人スタッフ到着後1週間の手続きチェックリスト

カテゴリ	チェック項目	詳細・注意点
行政手続き	□ 空港での在留カード受領	成田、羽田、中部、関西などの主要空港では即日交付。それ以外の空港では後日郵送。
	□ 役所での住民登録（転入届）	住居地決定後14日以内に、在留カードとパスポートを持参し手続き。
	□ マイナンバーの通知受領	住民登録後、2〜3週間で通知カードが郵送されます。紛失しないよう会社で保管するなどの対策を。
	□ 国民健康保険または社会保険の加入	住民登録と同時に国民健康保険に加入。会社の社会保険に加入する場合は別途手続き。
生活インフラ	□ 銀行口座の開設	在留カード、住民票、印鑑、電話番号を持参し開設。担当者の同行が望ましい。
	□ 携帯電話の契約	銀行口座と在留カードが揃えば、本人名義で契約可能になります。
	□ 電気・ガス・水道の利用開始	会社名義で契約している場合は使用方法を説明。個人契約の場合は手続きをサポート。
生活オリエンテーション	□ 住居ルールの説明	ゴミの分別と収集日、騒音問題、共有スペースの利用方法などを具体的に説明。
	□ 交通ルールの説明	自転車のルール（二人乗り禁止、無灯火禁止など）、電車の乗り方、ICカードの購入方法を指導。
	□ 防災・緊急時対応	地震や火災時の避難場所、緊急連絡先（110番、119番）、会社の連絡網を伝える。
	□ 近隣施設の案内	スーパー、病院、銀行、役所、駅など、生活に必要な場所を一緒に歩いて案内。
	□ 日本の法律・マナー教育	就労ルール、税金・社会保険の仕組み、やってはいけないこと（無断転貸、不法就労など）を説明。

定着支援チェックリスト【1か月〜1年】

受け入れ初期のサポートが完了しても、本当の定着支援はここから始まります。内閣府の調査では、外国人材の定着には「職場での円滑なコミュニケーション」が最も重要であると示されています（2019年 内閣府「外国人材の受入れ・共生に関する調査研究報告書」）。孤独感や不安を解消し、キャリアパスを描ける環境を整えることが、長期的な活躍と離職率低下に直結します。

コミュニケーションとキャリア支援：全10項目

• □ 定期的な1on1面談の実施：最低でも月1回、業務の悩みや生活の不安を聞き出す場を設けます。母国語が話せるスタッフや通訳を介して行うのが理想的です。
• □ 日本語学習の機会提供：自治体の日本語教室の情報提供や、オンライン学習サービスの費用補助など、本人のレベルに合わせた学習支援を行います。
• □ 社内メンター制度の導入：年齢の近い日本人社員をメンター（相談役）に任命し、公私にわたるサポート役を担ってもらいます。これにより人間関係の悩みが大幅に軽減されます。
• □ 異文化理解研修の実施：日本人社員向けに、外国人スタッフの国の文化や宗教、価値観を学ぶ研修会を開き、相互理解を促進します。
• □ 公正な評価とキャリアパスの明示：国籍に関わらず、成果を正当に評価する仕組みを整え、将来の昇給や昇進の可能性を具体的に示します。

* □ 社内イベント・交流会の開催：歓迎会や懇親会、レクリエーションなどを企画し、部署や国籍を超えた交流の機会を作ります。

* □ 苦情・相談窓口の設置と周知：ハラスメントや差別など、デリケートな問題を安心して相談できる窓口を設置し、その存在を全社員に周知徹底します。

* □ 家族との連携・サポート：家族帯同で来日している場合は、配偶者の就労相談や子供の学校手続きなど、家族を含めたサポートを検討します。

* □ 資格取得支援：業務に関連する資格（例：介護福祉士）の取得を奨励し、受験費用や勉強会の開催などで支援します。

* □ 地域コミュニティとの橋渡し：出身国のコミュニティや地域の国際交流イベントを紹介し、会社以外での孤立を防ぎます。

活用できる補助制度・助成金一覧（2025年最新）

外国人スタッフの受け入れと定着支援にはコストがかかりますが、国や自治体が提供する多様な補助金・助成金を活用することで、企業の負担を大幅に軽減できます。ここでは、2025年時点で活用できる主要な制度を目的別に紹介します。

厚生労働省「外国人就労生活支援補助金」

厚生労働省は、外国人労働者が働きやすい環境を整備する事業主に対して助成金を支給しています。特に「人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）」は多くの企業が活用可能です。

表2：厚生労働省 人材確保等支援助成金（2025年4月時点）

制度名	支給額	主な対象経費	申請先・参考
人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）	最大80万円（1制度導入につき20万円×最大4制度）	就業規則の多言語化、相談窓口の設置、研修の実施、社内マニュアルの多言語化など	都道府県労働局・ハローワーク （出典：2025年4月 厚生労働省「外国人労働者就労環境整備助成コース」）

この助成金を受けるには、離職率を15%以下に維持するなどの目標達成が求められるため、制度導入が直接的に定着率向上につながる設計となっています。

自治体家賃補助／国交省住宅セーフティネット

外国人を含む住宅確保が難しい人々を支援するため、自治体独自の家賃補助や国の制度が存在します。これらを活用すれば、住居提供のコストを抑えることができます。

表3：家賃補助・住宅確保に関する主要な補助制度（2025年4月時点）

制度名	支援内容	対象者・住宅	出典・参考
住宅セーフティネット制度（国交省）	家賃低廉化補助（最大月4万円）、家賃債務保証料補助（最大6万円）	外国人を含む住宅確保要配慮者を受け入れる登録住宅	国土交通省「住宅セーフティネット制度」
東京都居住支援法人等応援事業	管理運営費（年最大8.6万円/戸）や入居支援費（1.9万円/戸）を補助	都内で住宅確保要配慮者に住居を提供する法人	東京都住宅政策本部「多文化共生住宅助成2025」
神奈川県外国人介護人材受入促進事業費補助金	住居の借り上げ費用などを補助（補助率3/4、上限30万円）	外国人介護職員を受け入れる県内の障害福祉サービス事業所	神奈川県福祉子どもみらい局
苫小牧市外国人介護人材生活支援事業補助金	生活用品の購入費用を補助（上限15万円/人）	市内の介護事業所が負担した外国人介護人材の生活用品購入費	苫小牧市

特に介護業界では、人材確保のために手厚い住居・生活支援補助を設けている自治体が多く見られます。自社が所在する市区町村の制度を必ず確認しましょう。

住居トラブル防止のポイント

外国人スタッフの受け入れで最も多いトラブルの一つが住居に関するものです。文化や生活習慣の違い、言語の壁が原因で、大家や近隣住民との間で問題が発生しがちです。事前の対策でこれらのリスクを最小限に抑えましょう。

大家・管理会社との契約交渉術

• 会社名義での契約を徹底する：外国人個人の名義では審査が通りにくいケースが多いため、企業が借り上げて社宅として提供する「借り上げ社宅」が最もスムーズです。これにより、大家側の不安を払拭できます。
• 多言語対応のルールブックを作成・提示する：ゴミ出し、騒音、来客ルールなどをイラスト付きで多言語化した資料を作成し、契約時に大家や管理会社に提示します。「弊社ではこのように指導を徹底します」と伝えることで、信頼を得やすくなります。
• 入居者情報を正確に伝える：入居者の国籍、職種、勤務先、緊急連絡先などをまとめたプロフィールシートを提出し、人物像を理解してもらうことも有効です。

連帯保証人代替制度

日本に身寄りのない外国人にとって、連帯保証人の確保は最大の障壁です。以下の制度を活用することで、この問題を解決できます。

表4：連帯保証人がいない場合の解決策

制度・サービス	内容	費用目安
家賃債務保証会社	保証料を支払うことで、連帯保証人の役割を代行してくれる。外国人専門の保証会社も多数存在する。	初回：家賃の50〜100%、年間更新料：1〜2万円
UR賃貸住宅	独立行政法人都市再生機構が運営する公的賃貸住宅。保証人・礼金・仲介手数料・更新料が不要。	敷金（家賃2か月分）と日割り家賃のみ。ただし収入基準あり。
住宅セーフティネット住宅	外国人などの入居を拒まない賃貸住宅として登録された物件。保証会社利用の補助が受けられる場合もある。	物件により異なる。

これらの選択肢を事前に準備しておくことで、物件探しの幅が広がり、スムーズな住居確保が可能になります。

ケーススタディ：支援充実で離職率5％→1％に！3社の成功例

適切な住居・生活支援は、コストではなく未来への投資です。ここでは、支援策を充実させることで、外国人スタッフの定着率を劇的に改善した3社の事例を紹介します。

• 飲食チェーンA社（特定技能・ベトナム人）：家賃補助で生活の安定を確保
  当初、離職率の高さに悩んでいましたが、原因が「給与の低さ」への不満にあると分析。対策として、会社が家賃の半額（月3万円）を補助する制度を導入しました。これにより手取り収入が実質的に増加し、生活への安心感が向上。結果、1年以内の離職率は5%から1%へと大幅に改善しました。

• 中規模ホテルB社（技人国・インドネシア人）：メンター制度で孤立を防ぐ
  人間関係の悩みから退職者が続出。そこで、年齢の近い日本人社員を「ブラザー・シスター」として任命するメンター制度を開始しました。週1回のランチミーティングや、プライベートな相談にも乗る体制を構築。言語や文化の壁を越えた信頼関係が生まれ、チーム全体の結束力も高まり、離職者はほぼゼロになりました。

• 介護施設C法人（技能実習・ミャンマー人）：自治体補助金と日本語教育の合わせ技
  コストを抑えつつ手厚い支援を実現するため、県の「外国人介護人材住居借り上げ支援事業」をフル活用。初期費用と家賃負担をほぼゼロにしました。さらに、週2回の日本語能力試験対策講座を施設内で開催。キャリアアップへの道筋が見えたことで学習意欲が高まり、3年後の介護福祉士国家試験の合格率は80%を達成しています。

よくある質問（Q&A）

ここでは、外国人スタッフの受け入れ担当者から寄せられることが多い質問とその回答をまとめました。

Q1. 連帯保証人が見つからない場合、どうすればいいですか？

A1. 最も一般的な解決策は、家賃債務保証会社を利用することです。多くの不動産会社が提携しており、初回保証料（家賃の0.5〜1か月分）を支払うことで契約が可能です。その他、保証人不要の「UR賃貸住宅」や「住宅セーフティネット制度」に登録された物件を探すのも有効な手段です。

Q2. 生活オリエンテーションでは、最低限何を伝えればよいですか？

A2. 以下の5項目は必ず伝えましょう。①ゴミの分別・収集日（自治体ルールは非常に複雑なため）、②騒音問題（特に夜間の生活音）、③防災・緊急時の対応（避難場所、110/119番通報）、④交通ルール（特に自転車の規則）、⑤近隣の病院と緊急連絡先。これらを多言語資料で渡し、実際に一緒に確認することが重要です。

Q3. 補助金や助成金の申請は複雑で難しそうですが…

A3. 確かに書類作成など手間はかかりますが、活用するメリットは非常に大きいです。まずは自社の所在地を管轄する都道府県の労働局や市区町村の担当窓口に相談してみましょう。また、手続きを社会保険労務士や登録支援機関に委託することも可能です。専門家を活用することで、申請の負担を軽減できます。

Q4. 日本語がほとんど話せないスタッフとのコミュニケーションはどうすれば？

A4. スマートフォンの翻訳アプリが非常に役立ちます。特に、情報通信研究機構（NICT）が開発した無料アプリ「VoiceTra（ボイストラ）」は、音声翻訳の精度が高くおすすめです。また、業務指示には、写真やイラストを多用した「絵マニュアル」を作成すると、言葉の壁を越えて正確に情報を伝えることができます。

まとめ

外国人スタッフの受け入れは、単なる労働力の確保ではありません。異なる文化背景を持つ人々を仲間として迎え入れ、共に成長していくための組織的な取り組みです。その成功の土台となるのが、計画的で継続的な住居・生活サポートに他なりません。

この記事で紹介した「受け入れ前」「到着直後」「定着期」の3つのフェーズにわたるチェックリストは、担当者の皆様が抜け漏れなく準備を進めるための羅針盤となるはずです。そして、国や自治体の補助金・助成金制度を賢く活用することで、企業の負担を抑えながら、より手厚い支援を実現することが可能です。

外国人スタッフが「この会社で、この国で、長く働きたい」と思える環境を整えること。それが、これからの人手不足時代を勝ち抜く企業の競争力となり、多様性にあふれた強い組織文化を育むための最も確実な投資となるでしょう。

よくある質問

• Q. 家賃補助は課税対象になりますか？

  A. 社宅扱いで提供し、従業員負担が家賃の50％以上なら給与課税を回避できます。詳しくは 国税庁タックスアンサー をご確認ください。

• Q. 厚労省の「外国人就労生活支援補助金」は他の助成金と併用できますか？

  A. 国と自治体で異なる経費を計上する場合は併用可能です。ただし同一経費の重複申請はできません。詳細は 厚生労働省公式ガイド を確認しましょう。

• Q. 生活オリエンテーションは何時間実施するのが一般的ですか？

  A. 3〜6時間を2日間に分け、動画・資料・現場案内を組み合わせる企業が多いです。

• Q. 連帯保証人が用意できない場合はどうすればいいですか？

  A. 認定家賃債務保証業者制度 を利用すると保証会社が代行し、保証料も軽減されます。

• Q. 日本語学習費用は補助対象になりますか？

  A. 就労環境整備の一環として扱えば「人材確保等支援助成金」の対象経費に含められます。

• Q. SIMカードは会社名義と本人名義のどちらがおすすめですか？

  A. 転職時の番号持ち運びを考慮し本人名義が推奨です。開通サポートのみ会社が行いましょう。

参考サイト

• 厚生労働省｜外国人労働者就労環境整備助成金 ― 支給額・申請要件が一覧で確認できます。
• 出入国在留管理庁｜受入れ機関のための支援計画ガイド ― 1号特定技能外国人支援計画の作成基準を解説。
• 国土交通省｜住宅セーフティネット制度 ― 改修費補助・家賃低廉化補助の詳細が分かります。
• 東京都住宅政策本部｜居住支援法人等応援事業 ― 住宅確保要配慮者向け家賃補助の最新情報。
• 国税庁タックスアンサー No.2597｜社宅や寮を貸したとき ― 家賃50％以上負担で給与課税を避ける条件を確認。
• CLAIR｜多言語生活情報 Japan Life Guide ― 14言語で生活情報と災害情報を提供する無料アプリ。
• 全国賃貸住宅新聞｜家賃債務保証会社の認定制度創設 ― 2025年10月施行の認定制度概要とオーナーメリット。

初心者のための用語集

• 特定技能：深刻な人手不足分野で就労できる在留資格。1号（通算5年）と2号（無期限）の2区分がある。
• 支援計画書：受入れ企業が作成する義務的サポートの詳細書類。住居手配や生活オリエンテーション等10項目を記載。
• 人材確保等支援助成金：厚生労働省が実施する就労環境整備費用の補助制度。最大80万円支給。
• セーフティネット住宅：高齢者・障がい者・外国人など住宅確保要配慮者の入居を拒まない賃貸住宅。国交省が登録制度を運営。
• 連帯保証人代替制度：家賃保証会社が賃借人の滞納リスクを引き受ける仕組み。2025年10月から認定業者制度が開始。
• 居住支援法人：住宅確保要配慮者の物件探し・入居後支援を行うNPOや社福法人。東京都などが活動費を補助。
• 生活オリエンテーション：ゴミ出しルール、交通、防災など日本の生活習慣を多言語で教える研修。到着後1週間以内が目安。
• メンター制度：先輩社員が定期的に面談・相談対応を行う仕組み。コミュニケーション不足による離職を防止。
• 支援補助金（自治体）：家賃や生活用品購入費を自治体が補助する制度。例：東京都居住支援法人等応援事業。
• マイナンバー：住民登録と同時に発行される12桁の個人番号。税・社会保険手続きに必須。