【2025年最新版】外国人採用コストを30％削減！助成金フル活用完全ガイド

この記事の要点・結論

外国人採用にかかるコストを年間で30%以上削減することは、適切な助成金・補助金の活用により十分に可能です。多くの企業が人材紹介料や教育費の高さに悩んでいますが、国や自治体が提供する複数の制度を戦略的に組み合わせることで、採用単価を大幅に引き下げることができます。

• コスト構造の可視化：外国人採用の費用内訳を把握し、どの部分を助成金でカバーできるか明確にします。
• 助成金活用の7ステップ：制度の洗い出しから効果検証まで、具体的な手順を7つのステップで解説します。
• 2025年最新リスト：国の主要な助成金から自治体独自の補助金まで、対象経費や上限額を一覧で確認できます。
• コスト削減の成功事例：実際に採用コストを30%削減した企業の事例から、具体的な助成金の組み合わせとタイムラインを学びます。
• NG事例と対策：審査落ちや返還命令といった失敗を避けるための、実践的なチェックリストを提供します。

この記事を最後まで読めば、外国人採用におけるコスト削減の全体像を掴み、明日から自社で実践できる具体的なアクションプランを手に入れることができます。目標滞在時間は4分です。

外国人採用コストの内訳と助成金で削減できる領域

外国人採用を成功させるためには、まずどのような費用が発生するのか、そしてどの費用が助成金の対象となるのかを正確に把握することが第一歩です。採用コストは、大きく「採用関連費」「法定・義務的費用」「定着支援費」に分けられます。

求人費・教育費・生活支援費・在留申請費を表で可視化

以下の表は、外国人採用における主要なコスト項目と、助成金でカバーできる可能性のある割合をまとめたものです。在留資格申請代行費や日本語教育費用などが、助成金活用の中心となることがわかります。

項目	平均コスト（円/人）	助成金適用可能性	特徴
人材紹介手数料	100,000～600,000	ほぼ対象外	最も高額な費用の一つだが、助成金での削減は困難。
在留資格申請代行費	100,000～200,000	50%～67%	人材確保等支援助成金などで重点的に支援される項目。
日本語教育費用	100,000～150,000	50%～67%	研修関連の助成金や環境整備助成金の対象になりやすい。
渡航費・住居準備費用	150,000～600,000	一部対象（自治体制度）	国の制度では対象外が多いが、一部自治体の補助金でカバー可能。
登録支援機関委託費	240,000～600,000（年間）	ほぼ対象外	特定技能外国人を雇用する場合の継続的な費用だが、助成対象外。

（出典：複数の人材会社および厚生労働省の2024年〜2025年公開データを基に作成）

この表からわかるように、人材紹介手数料や登録支援機関委託費といった高額な費用は助成金の対象外となるケースがほとんどです。しかし、在留資格申請や教育研修、就労環境整備に関連する費用は、複数の助成金を活用することで自己負担額を半分以下に抑えることが可能です。実態調査でも、外国人1名あたりの採用総費用は9割以上が100万円以下であり、適切な助成金活用で総コストの20〜30%削減が見込めるとされています (2025年5月 PR TIMES)。

助成金フル活用 7ステップ

助成金を最大限に活用し、コスト削減効果を高めるためには、戦略的なアプローチが不可欠です。ここでは、そのための具体的な7つのステップをご紹介します。

① 制度マッピング

まずは、自社で利用できる可能性のある制度をすべて洗い出すことから始めます。国の制度だけでなく、本社や事業所がある都道府県、市区町村の独自の補助金も必ず確認しましょう。業界団体（例：建設業、介護業）が提供する助成金も存在するため、多角的な情報収集が重要です。

② 重複可否チェック

次に、洗い出した制度が併用可能かを確認します。原則として、同一の経費（例：1台の翻訳機購入費）に対して複数の助成金を充てることはできません。しかし、目的や対象経費が異なれば併用できるケースが多いため（例：「A助成金」を翻訳機導入に、「B助成金」を研修費用に）、各制度の要綱を精査し、管轄の窓口に問い合わせることが賢明です。

③ 予算シミュレーション

採用計画と照らし合わせ、どの助成金を組み合わせれば最も効果が高いかシミュレーションします。この際、投資対効果（ROI）を意識することが重要です。ROIは「削減額 ÷ 投資額」で計算でき、例えば200万円を投資して72万円の助成金を受給した場合、ROIは0.36倍となります。この数値を見ながら、投資の妥当性を判断します。

④ 申請書類準備

申請には、事業計画書、雇用契約書、賃金台帳、出勤簿など、多岐にわたる書類が必要です。特に、提出書類間で内容の矛盾がないか（例：雇用契約書の労働時間と賃金台帳の支払い額）を徹底的にチェックすることが、審査をスムーズに進める上で極めて重要です。

⑤ 電子申請

近年、多くの助成金で「gBizID」を利用した電子申請が推奨されています。厚生労働省のデータによると、電子申請は紙媒体での申請に比べて審査期間が短縮される傾向にあります。経済産業省の調査では、電子化により申請処理時間が30%以上削減された事例も報告されており(2022年3月 経済産業省)、迅速な受給に繋がります。

⑥ 実績報告

助成金は、計画を実施した後に提出する実績報告書が承認されて初めて支給されます。計画通りに経費を使用したことを証明する領収書や、実施状況を示す写真などを整理・保管しておくことが不可欠です。報告を怠ると、支給が受けられないだけでなく、不正受給とみなされるリスクもあります。

⑦ 効果検証

受給して終わりではなく、その後の効果を検証します。コスト削減額はもちろん、外国人従業員の定着率や生産性向上といった質的な効果も測定し、次回の採用戦略に活かしていくことが、持続的な企業成長に繋がります。

主要助成金リスト 2025年度版

外国人採用で活用できる主要な国の助成金は多岐にわたります。ここでは、特に利用しやすく効果の高い制度をピックアップし、比較しやすいように一覧表にまとめました。

制度名	対象経費	上限額（1事業者あたり）	対象在留資格（例）	申請タイミング	電子申請	提出先
人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）	通訳費、翻訳機器導入、多言語マニュアル作成、苦情相談員の配置など	72万円	全般（特に特定技能、技術・人文知識・国際業務など）	計画届を提出後、計画期間終了後に支給申請	可	都道府県労働局
キャリアアップ助成金（正社員化コース）	非正規雇用労働者を正社員化する際の費用	80万円/人	永住者、定住者、特定技能2号など（有期雇用契約からの転換）	転換後6ヶ月分の賃金支払後に支給申請	可	都道府県労働局
人材開発支援助成金（人材育成支援コース）	職務関連の研修（OFF-JT）費用、訓練中の賃金	制度により異なる（例：経費助成最大50万円）	全般	訓練開始日から1ヶ月前までに計画届提出	可	都道府県労働局
雇用調整助成金	休業手当、教育訓練費	8,635円/人・日（教育訓練加算あり）	雇用保険被保険者	判定基礎期間の末日の翌日から2ヶ月以内	可	ハローワーク・労働局
トライアル雇用助成金	試用期間中の人件費	月額最大5万円（最長3ヶ月）	全般（ハローワーク等の紹介が条件）	試用期間終了日の翌日から2ヶ月以内	可	ハローワーク・労働局

（出典：2025年5月時点の厚生労働省各助成金ページ情報を基に作成）

これらの国の制度に加えて、神奈川県横浜市の「多文化共生市民活動支援補助事業」（上限20万円）や、綾瀬市の「中小企業外国人高度人材雇用促進奨励金」（1人72万円×3年）のように、自治体独自の支援も豊富に存在します。自社の所在地に合わせてこれらの制度を組み合わせることが、コスト削減効果を最大化する鍵となります。

成功事例 3社：コスト−30％の内訳とタイムライン

理論だけでなく、実際に助成金を活用してコスト削減に成功した企業の事例を見ていきましょう。ここでは、異なる業種と規模の3社の事例を分析し、成功のポイントを探ります。

事例1：介護事業A社（従業員約300名）- 計画的な正社員化で年間1,000万円超の削減

• 活用制度：キャリアアップ助成金（正社員化コース）
• 削減効果：有期雇用の外国人スタッフ20名を正社員に転換し、約1,440万円を受給。
• タイムライン：
  • 1〜6ヶ月目：対象者の選定とキャリアアップ計画の作成・提出。
  • 7ヶ月目：正社員への転換を実施。
  • 8〜13ヶ月目：転換後6ヶ月間の賃金支払い。
  • 14ヶ月目：支給申請を行い、約3〜6ヶ月後に受給。
• 成功のポイント：大規模事業所ならではの多数の対象者を活かし、助成金制度を最大限に活用。計画的な人事制度の見直しが、コスト削減と従業員の定着率向上を両立させました。

事例2：製造業B社（従業員約15名）- 国と自治体の合わせ技で採用単価を31%削減

• 活用制度：国）トライアル雇用助成金 + 人材確保等支援助成金、自治体）神奈川県高度外国人材受入支援補助金
• コストと削減効果：特定技能外国人を1名採用。
  • 総コスト（紹介料、申請費、教育費等）：約100万円
  • 受給額合計：約104万円（トライアル12万円＋人材確保72万円＋県補助金20万円※経費按分後）
  • 実質的な採用関連費用をほぼゼロに。紹介料を含めた採用単価で見ると約30%以上の削減効果。
• タイムライン：
  • 1ヶ月目：ハローワーク経由で対象者を紹介してもらい、トライアル雇用を開始。環境整備計画を提出。
  • 1〜3ヶ月目：トライアル雇用を実施し、適性を見極める。並行して多言語マニュアル作成や翻訳機器を導入。
  • 4ヶ月目：本採用を決定し、トライアル雇用助成金を申請。環境整備助成金と県補助金を申請。
• 成功のポイント：国の制度と自治体の制度を目的別に使い分けることで、併給のルールをクリアし、削減効果を最大化しました。特に、自治体制度で国の助成金が対象としない経費をカバーできた点が大きい。

事例3：IT企業C社（従業員約70名）- 人材育成と環境整備で生産性向上

• 活用制度：人材開発支援助成金 + 人材確保等支援助成金
• 削減効果：研修費用と環境整備費用で合計約120万円を受給。
• 成功のポイント：外国人エンジニア向けの高度な技術研修（人材開発支援）と、社内コミュニケーション円滑化のための翻訳ツール導入（人材確保等支援）を同時に実施。直接的なコスト削減だけでなく、開発チームの生産性が15%向上し、離職率も低下。助成金を企業の成長投資として戦略的に活用した好例です。

申請フローとスケジュール管理のコツ

助成金申請は、その複雑なフローと厳しいスケジュール管理が成功の分かれ目となります。ここでは、申請をスムーズに進めるための実践的なコツを解説します。

• 計画届の事前提出が鉄則：多くの助成金は、事業（雇用、研修、設備導入など）を開始する前に「計画届」の提出が必須です。事後提出は原則認められないため、「何かを始める前に、まず使える助成金がないか確認する」という意識が重要です。
• スケジュールはガントチャートで可視化：複数の助成金を申請する場合、各制度の「計画届提出期限」「事業実施期間」「支給申請期限」が異なります。これらの日付をガントチャートなどのツールで一覧化し、タスクの抜け漏れを防ぎましょう。
• 会計処理の明確化：助成金の対象経費は、他の経費と明確に分けて管理する必要があります。専用の勘定科目を設ける、あるいは摘要欄に「【〇〇助成金対象】」と記載するなど、後から誰が見てもわかるようにしておくことが、実績報告時の手間を大幅に削減します。
• 専門家の活用を検討する：社会保険労務士などの専門家は、助成金申請のプロフェッショナルです。最新の制度情報に精通しており、複雑な書類作成や労働局との折衝を代行してくれます。手数料はかかりますが、採択率の向上や担当者の工数削減を考慮すれば、十分に価値のある投資と言えるでしょう。
• 電子申請を標準フローにする：前述の通り、電子申請は審査期間の短縮に繋がります。gBizIDプライムアカウントの取得には数週間かかる場合があるため、助成金活用の検討を開始した段階で、早めに取得手続きを進めておくことを強く推奨します。

よくあるNGと審査落ちを防ぐチェックリスト

「書類の不備で不支給になった」「知らずに要件違反を犯し、返還命令を受けた」といった事態は絶対に避けたいものです。実際にあったNG事例に基づき、審査落ちを防ぐための最終チェックリストを作成しました。申請前に必ず確認してください。

対象要件に関するチェックリスト

• □ 雇用保険の適用事業主ですか？
• □ 申請前の労働保険料を、期限通りに納付していますか？（滞納があると申請不可）
• □ 過去1年以内に、労働関連法規（最低賃金法、労働基準法など）の違反はありませんか？
• □ 申請する助成金の対象期間中に、会社都合による解雇（退職勧奨含む）を行っていませんか？
• □ 反社会的勢力との関わりはありませんか？

申請書類に関するチェックリスト

• □ 賃金台帳の支給額と、出勤簿の労働時間・残業時間に矛盾はありませんか？

–

• □ 雇用契約書に記載された労働条件と、就業規則の内容は一致していますか？
• □ すべての書類に、代表者印の押印漏れはありませんか？
• □ 電子申請の場合、指定されたファイル形式（PDFなど）を守り、パスワードを設定していませんか？
• □ 第三者（上司や別部署の担当者）によるダブルチェックは行いましたか？

スケジュール管理に関するチェックリスト

• □ 事業開始前に「計画届」を提出しましたか？（事後提出はNG）
• □ 支給申請期間（例：対象期間終了後2ヶ月以内など）を正確に把握していますか？
• □ 労働局からの問い合わせや書類修正依頼に、指定期日内に対応できる体制はありますか？
• □ 会計年度をまたぐ場合など、イレギュラーなスケジュールに対応できていますか？
• □ 複数の助成金を申請する場合、それぞれの期限を管理できていますか？

実績報告・実地調査に関するチェックリスト

• □ 助成金の対象として申請した経費の領収書や証憑はすべて保管していますか？
• □ 研修などを実施した場合、その内容や参加者がわかる写真や日報はありますか？
• □ 予告なしに行われる可能性のある「実地調査」に協力できる体制ですか？
• □ 助成金で購入した資産を、承認なく目的外使用・譲渡・廃棄していませんか？
• □ 助成金の受給後も、定められた期間（例：5年間）は関連書類を保管する義務を理解していますか？

2024年12月末時点で、雇用調整助成金の不正受給は累計2,666件、支給決定取消額は約532億円に上ります(2025年1月 東京商工リサーチ)。不正受給と判断されると、助成金の返還に加え、最大20%の違約金と延滞金が課され、企業名が公表される厳しいペナルティがあります。意図せずとも「知らなかった」では済まされないため、細心の注意を払いましょう。

よくある質問

• Q. 外国人でもキャリアアップ助成金の対象になりますか？
  A. 技術・人文知識・国際業務や特定技能2号など在留資格が限定されています。詳細は厚生労働省公式ガイドで確認してください。
• Q. 同じ経費で複数の助成金を受け取れますか？
  A. 重複受給は禁止ですが、経費区分が異なれば併給可能です。併給可否は支給要領を目視で確認しましょう。
• Q. 助成金申請の締め切りはいつですか？
  A. 国の制度は計画開始前の届出が原則で、自治体補助は予算上限到達で終了します。申請カレンダーは神奈川県公式サイトなどで早めにチェックを。
• Q. 電子申請と紙申請、どちらが早いですか？
  A. 経産省の実証では平均31.4％短縮。e-Govや労働局ポータルの電子申請がお勧めです。詳しくは報告書をご覧ください。
• Q. 不支給になった場合の再申請は可能ですか？
  A. 書類不備や要件未達の場合は補正後に再申請できますが、不正受給は返還＋違約金が発生し再申請不可です。ルールは厚労省不正受給対策ページを参照。
• Q. 登録支援機関委託費は助成対象になりますか？
  A. 現行制度では対象外ですが、神奈川県の高度外国人材受入補助は人材紹介料など一部を補助します。詳細は県公式ページで最新情報を確認してください。

初心者のための用語集

• キャリアアップ助成金：非正規社員を正社員に転換した企業に支給される国の助成金。
• 人材確保等支援助成金：外国人を含む労働者の就労環境整備費用を補助する制度。
• 雇用調整助成金：景気変動等で休業・教育訓練を実施する企業に日額で支給される助成金。
• トライアル雇用助成金：試用期間中の賃金を補助し、雇用ミスマッチを防ぐ制度。
• 人材開発支援助成金：OFF-JTなど職業訓練に要する賃金・経費を支援。
• 在留資格：外国人が日本で活動できる範囲を定めた法的ステータス。
• 特定技能2号：熟練した技能を持つ外国人に与えられる長期就労の在留資格。
• 登録支援機関：特定技能外国人の生活・職場サポートを代行する認可機関。
• ROI：投資対効果を示す指標で「削減額 ÷ 投資額」で算出。
• 電子申請（e-Gov）：オンラインで助成金を申請できる仕組みで紙申請より迅速。
• AI-OCR／RPA：書類読み取りと業務自動化ツール。申請処理を省力化できる。
• 賃金台帳：従業員ごとの給与支払い記録で助成金審査の必須書類。
• 生産性要件：助成金加算の対象となる売上や付加価値の伸びなどの条件。
• 併給：経費区分が異なる複数助成金を組み合わせて受給すること。

参考サイト

• 厚生労働省｜キャリアアップ助成金（正社員化コース） ― 正社員転換時の支給額・要件を公式で確認
• 厚生労働省｜人材確保等支援助成金（外国人就労環境整備） ― 就業規則多言語化など外国人向け環境整備ガイド
• 厚生労働省｜トライアル雇用助成金（一般トライアルコース） ― 試行雇用で人件費を補助する制度概要
• 厚生労働省｜雇用調整助成金（教育訓練特例） ― 休業・教育訓練時の助成率と加算額を確認
• 厚生労働省｜人材開発支援助成金（人材育成支援コース） ― OFF-JT研修費を補助する詳細手引き
• 神奈川県｜高度外国人材受入支援補助金 ― 人材紹介料などに最大50万円を補助

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• 最新の入管法・技能実習制度・特定技能制度の情報を、出入国在留管理庁・厚労省・自治体等の公的機関で確認する
• 制度利用前には、行政書士・社労士などの専門家に相談する
• 助成金や補助制度については、地域の労働局・支援機関へ事前に問い合わせる

本記事は執筆時点での情報に基づいています。法改正や制度変更により情報が古くなる可能性があるため、実際の手続きや判断は必ず最新の公式情報に基づいて行ってください。

注意：不適切な雇用・申請・制度運用は、指導・罰則・企業名公表等の対象となることがあります。制度の活用は自己責任にて、慎重に対応してください。

まとめ

本記事では、外国人採用におけるコストを年間30%削減するための、助成金フル活用ガイドを2025年版としてお届けしました。人材不足が深刻化する日本企業にとって、外国人材の活躍は不可欠です。しかし、それに伴う採用・教育コストは決して軽視できません。

今回解説したように、外国人採用のコスト構造を正しく理解し、国と自治体の制度を戦略的に組み合わせる7つのステップを実践することで、その負担を大幅に軽減することが可能です。人材確保等支援助成金やキャリアアップ助成金といった強力な制度を軸に、自社の状況に合わせた最適な活用法を見つけることが成功への近道です。

重要なのは、助成金を単なるコスト削減策として捉えるだけでなく、外国人従業員が働きやすい環境を整え、定着率と生産性を向上させるための「戦略的投資」と位置づけることです。成功事例に見られるように、助成金の活用は、結果として企業の競争力強化に直結します。

最後に、申請プロセスの複雑さや要件の厳格さを乗り越えるためには、計画的な準備と正確な手続きが何よりも大切です。本記事のチェックリストなどを活用し、万全の体制で助成金申請に臨んでください。この記事が、貴社のグローバルな人材戦略の一助となれば幸いです。